Fynn bietet eine zentrale Übersicht über offene Posten, Teilzahlungen und Klärungsfälle mit automatischem Zahlungsabgleich. Fälligkeitsstufen von aktuell bis 90+ Tage überfällig, rollenbasierter Zugriff für Finance-Teams und direkter DATEV-Export.
Verteilte Klärungsprozesse führen dazu, dass Accounting, Sales und Customer Success aneinander vorbeiarbeiten.
OPOS-Liste manuell durchgehen, Tasks per E-Mail oder MS Teams verteilen, Follow-up-Meeting für Rückmeldungen. Plus 30-60 Minuten pro Einzelfall.
Offene Posten sind zentral sichtbar. Zuständigkeiten werden automatisch zugewiesen.
Informationen zusammensuchen, Ansprechpartner identifizieren, Rückfrage stellen, auf Antwort warten, Ergebnis dokumentieren.
Alle Informationen im Klärungsfall gebündelt. Sales und CS sehen den Status direkt im CRM.
Verspätete Klärung führt zu verspäteter Zahlung. Fehlende Eskalation erhöht das Inkasso-Risiko.
Frühzeitige Klärung und Zahlungsversprechen sichern den Zahlungseingang und schützen die Kundenbeziehung.
Kundendaten, Zahlungsstatus, Rechnungspositionen und der vollständige Klärungsverlauf in einer gemeinsamen Ansicht für alle beteiligten Teams.
Frühzeitige Klärung statt später Eskalation. Faire Prozesse stärken die Kundenbeziehung und sichern den Zahlungseingang.
Alle Teams sehen denselben Klärungsstatus. Sales kann proaktiv auf Kunden zugehen, Customer Success behält den Überblick, Accounting dokumentiert die Lösung.
Definierte Prozesse mit Fristen und Zuständigkeiten lösen offene Fälle, bevor sie zum Inkasso eskalieren. Faire Prozesse stärken die Kundenbeziehung.
Gutschriften, Nachberechnungen, Stornos: jede Maßnahme mit Zeitstempel, Verantwortlichem und Begründung. Für Revision, Wirtschaftsprüfer und das eigene Team.
Alle relevanten Informationen sind im Klärungsfall gebündelt. Kein Zusammensuchen aus E-Mails, OPOS-Listen und Chat-Verläufen, keine wöchentlichen Review-Meetings.
Accounting erstellt Klärungsfälle manuell oder definiert Regeln, die Fälle automatisch aus offenen Posten generieren. Jeder Fall wird kategorisiert und einem Team zugewiesen.
Klärungsfälle, Rechnungen und Zahlungshistorie sind direkt in HubSpot sichtbar. Sales und CS sehen Zahlungsverhalten, offene Posten und Klärungsstatus, ohne das CRM zu verlassen.
Gutschrift, Nachberechnung oder Kulanzregelung: Die Maßnahme wird mit Begründung und Verantwortlichem dokumentiert. Finance wird automatisch über die Lösung und deren Auswirkung informiert.
Jeder Klärungsfall durchläuft konfigurierbare Eskalationsstufen. Vom zuständigen Sachbearbeiter über Head of Sales und Finance bis zur Geschäftsführung. Erst wenn alle internen Stufen ausgeschöpft sind, erfolgt die Inkasso-Übergabe als letzter Schritt.
Erstklärung und direkte Kundenkommunikation
Prüfung und Entscheidung über Kulanz oder Nachberechnung
Bewertung der finanziellen Auswirkung und Freigabe
Finale Entscheidung bei kritischen Fällen
Automatisierte Übergabe an den Inkasso-Dienstleister
Sales kann einen Mahnstopp beantragen. Accounting oder Finance muss die Anfrage freigeben, bevor der Stopp aktiv wird. Jeder Mahnstopp wird mit Begründung und Gültigkeitsdauer dokumentiert.
Wenn alle Eskalationsstufen ausgeschöpft sind, kann der Fall per Klick an den Inkasso-Dienstleister übergeben werden. Der gesamte Klärungsverlauf wird als Dokumentation mitgeliefert.
Kunden vereinbaren häufig individuelle Zahlungstermine oder Ratenzahlungen. Fynn dokumentiert jedes Versprechen mit Betrag, Datum und Ansprechpartner. Bei ausbleibender Zahlung wird automatisch die nächste Eskalationsstufe ausgelöst.
Acme GmbH
Offener Betrag: €1.360,00
15. Apr 2026
Ratenzahlung 1
680,00 €
Ausstehend
15. Mai 2026
Ratenzahlung 2
680,00 €
Ausstehend
Vereinbart am 08. Mär 2026 · Ansprechpartner: M. Weber
Automatische Eskalation bei Fristüberschreitung
E-Mails, Telefonate und interne Notizen werden direkt im Klärungsfall erfasst. Alle Beteiligten haben jederzeit den vollständigen Kontext.
Gesprächsnotizen direkt im Klärungsfall erfassen. Mit Datum, Gesprächspartner und Ergebnis.
Kundenkommunikation wird dem Klärungsfall zugeordnet. Der gesamte Verlauf ist an einem Ort einsehbar.
Follow-ups mit Datum und Verantwortlichem planen. Automatische Erinnerung bei Fälligkeit.
Kommentare und Entscheidungen teamübergreifend dokumentieren. Für die interne Abstimmung zwischen Accounting, Sales und CS.
Offene Posten, Klärungsstatus und Zahlungsversprechen sind direkt in HubSpot sichtbar. Sales und Customer Success müssen ihr CRM nicht verlassen, um den Zahlungsstatus eines Kunden zu verstehen und proaktiv zu handeln.
Offene Posten
2
Offener Betrag
€1.360,00
Klärungsstatus
In Klärung
Mahnstopp
Aktiv
Zahlungsversprechen
2 Raten à €680 · Nächste Rate: 15. Apr 2026
Hinweis für Account Owner
Klärungsfall KF-0847 erfordert Rückmeldung. Eskalationsstufe 2 aktiv.
Unstrukturierte Klärungsprozesse binden jede Woche Kapazität in Accounting, Sales und Customer Success. Fynn reduziert diesen Aufwand messbar.
pro Woche eingespart
OPOS-Reviews, Status-Meetings und 15-30 Min Rechercheaufwand pro Fall entfallen
schnellere Klärung
Bearbeitungszeit pro Fall sinkt von 2-3 Wochen auf wenige Tage
mehr Forderungen eingezogen
Strukturierte Klärung und Zahlungsversprechen sichern Umsätze
zahlungsbedingter Churn
Faire Klärungsprozesse schützen Kundenbeziehungen
Offene Posten, Klärungsfälle und Zahlungsdifferenzen zentral verwalten. Fynn bietet eine vollständige Übersicht über den Debitorenstatus mit Fälligkeitsstufen, automatischem Zahlungsabgleich und direkter DATEV-Integration.
Teilzahlungen werden automatisch erkannt und der Rechnung zugeordnet. Der Restbetrag bleibt als offener Posten bestehen. Zahlungsdifferenzen werden als Klärungsfälle markiert und können manuell aufgelöst werden.
Ja. Fynn bietet rollenbasierte Zugriffssteuerung. Finance-Teams, Buchhaltung und Vertrieb können jeweils die für sie relevanten Debitorendaten einsehen und bearbeiten.
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