E-Rechnungspflicht 2027: Was die 800.000-Euro-Schwelle für dein Billing bedeutet

Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr inländische B2B-Rechnungen nur noch als E-Rechnung ausstellen. Ein Jahr später gilt das unabhängig vom Umsatz. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des Kalenderjahres 2026, und maßgeblich für den Stichtag ist der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum.

Für Unternehmen mit wiederkehrenden Umsätzen ist das mehr als ein Formatwechsel. Eine E-Rechnung ist erst dann eine E-Rechnung, wenn alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Datensatz stehen. Abrechnungszeitraum, Vertragsbezug, Bezug auf vorausgegangene Rechnungen und bereits gezahlte Beträge sind in einem Abo-Modell keine Randfälle, sondern der Normalfall. Genau diese Angaben liegen in vielen Systemen heute nur im PDF-Layout vor.

Drei Stichtage, und der zweite entscheidet über dich

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für diese Empfangspflicht gab es keine Übergangsfrist. Die Ausstellungspflicht dagegen ist gestaffelt, und die Staffelung steht in § 27 Abs. 38 UStG.

Bis zum 31. Dezember 2026 darf jedes Unternehmen weiterhin auf Papier abrechnen oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem elektronischen Format, das die Anforderungen nicht erfüllt. Ein PDF fällt in diese zweite Kategorie und braucht deshalb die Zustimmung des Kunden.

Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, gilt diese Erleichterung nur noch dann, wenn der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Für das Jahr 2027 ist das vorangegangene Kalenderjahr 2026. Die Entscheidung darüber, ob du ab Januar 2027 verpflichtet bist, fällt also im laufenden Geschäftsjahr. Parallel dazu bleibt die Übertragung per EDI bis zum 31. Dezember 2027 zulässig, ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers.

Ab dem 1. Januar 2028 entfallen alle Übergangsregelungen.

Ein Detail aus dem Gesetzeswortlaut hat im Rechnungslauf unmittelbare Folgen. Die Übergangsregelungen knüpfen an den ausgeführten Umsatz an, nicht an das Rechnungsdatum. Eine Teilleistung, die im Dezember 2026 erbracht und im Januar 2027 abgerechnet wird, fällt noch unter die alte Regelung. Wer monatlich rückwirkend abrechnet, braucht zum Jahreswechsel also eine Fallunterscheidung im System und nicht einen harten Umschalttermin.

Bei Dauerschuldverhältnissen gilt eine eigene Logik

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an mehreren Stellen ergänzt, und zwei dieser Ergänzungen betreffen wiederkehrende Abrechnungen direkt.

Erstens reicht es bei einem Dauerschuldverhältnis aus, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen. In dieser muss entweder der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten sein, oder es muss sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergeben, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Die Rechnungsnummer muss dabei im strukturierten Teil stehen, wobei eine im Vertrag enthaltene einmalige Nummer genügt. Für Zahlungsbelege ist keine gesonderte fortlaufende Nummer erforderlich.

Zweitens gibt es einen Bestandsschutz. Für Dauerrechnungen, die zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilt wurden, besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Ändern sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG, muss die ursprüngliche Rechnung berichtigt oder eine neue E-Rechnung ausgestellt werden.

An dieser Stelle trennt sich das Abo-Geschäft vom klassischen Anwendungsfall. Der Gesetzgeber denkt bei Dauerschuldverhältnissen an Miet-, Pacht- und Wartungsverträge, also an Verhältnisse, in denen sich über Jahre nichts ändert. In einem SaaS-Vertrag ändern sich die Rechnungsangaben regelmäßig: Seats kommen dazu, ein Rabatt läuft aus, ein Modul wird gebucht, eine Indexierung greift. Jede dieser Änderungen führt zu einer neuen oder berichtigten Rechnung, und ab dem Zeitpunkt der Pflicht muss diese eine E-Rechnung sein.

Fünf Felder, an denen Abo-Rechnungen scheitern

Die europäische Norm EN 16931 beschreibt ein semantisches Datenmodell mit klar benannten Feldern. Für wiederkehrende Abrechnungen sind fünf davon entscheidend, und sie sind genau die, die in gewachsenen Systemen als Freitext im Layout landen statt als strukturierte Angabe.

Dazu kommt eine Anforderung, die das BMF-Schreiben ausdrücklich festhält: Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers muss als Pflichtangabe im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein.

Wer ein hybrides Format nutzt, sollte eine weitere Regel kennen. Bei Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den Informationen im Bildteil gehen die Daten des strukturierten Teils vor. Praktisch heißt das: Das PDF, das dein Kunde sieht, ist nicht mehr die maßgebliche Rechnung. Alles, was dein Rechnungslayout erklärt, aber im XML nicht abgebildet ist, existiert umsatzsteuerlich nicht.

Bei der Formatwahl setzt das BMF den Rahmen weit. XRechnung erfüllt die Anforderungen, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ebenfalls, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die keinen vollständigen Rechnungsdatensatz enthalten. Andere Formate sind zulässig, solange sie der EN 16931 entsprechen. Die eigentliche Frage ist deshalb nicht, welches Format erlaubt ist, sondern ob das gewählte Profil alle Felder trägt, die deine Rechnungen tatsächlich brauchen.

Empfangen können reicht ab 2027 nicht mehr

Viele Unternehmen haben die Empfangspflicht seit 2025 mit einem Postfach und einem Archiv gelöst. Das war ausreichend, weil beim Empfang der Absender für die Qualität des Datensatzes verantwortlich ist. Ab der Ausstellungspflicht dreht sich die Richtung um.

Eine Datei, die aufgrund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format nicht erfüllt, ist keine E-Rechnung. Formatfehler liegen dann vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen oder deren technischen Vorgaben entspricht. Die Folge trifft zuerst deinen Kunden, dessen Vorsteuerabzug an einer ordnungsgemäßen Rechnung hängt, und kommt anschließend als Reklamation zu dir zurück.

Daraus folgt eine schlichte Anforderung an den Rechnungslauf: Validierung gegen die Norm vor dem Versand, nicht nach der Beschwerde. Bei monatlichen Läufen mit mehreren hundert Rechnungen ist eine nachgelagerte manuelle Prüfung ohnehin keine Option.

Ein Fahrplan bis zum 1. Januar 2027

• Bis Ende Q3 2026: Betroffenheit klären. Rechne den Gesamtumsatz 2026 hoch. Liegt er über 800.000 Euro, entfällt das Wahlrecht zum Jahreswechsel. Liegt er knapp darunter, plane trotzdem, weil die Pflicht spätestens 2028 greift und ein zweiter Umstellungszyklus teurer ist als ein früherer.
• Viertes Quartal 2026: Datenmodell prüfen. Der Test ist unaufwendig. Nimm eine echte Rechnung mit unterjährigem Upgrade, anteiliger Berechnung und einer Gutschrift, exportiere sie und prüfe, ob die fünf genannten Felder strukturiert gefüllt sind. Was nur im Layout steht, ist die Arbeitsliste.
• Viertes Quartal 2026: Format und Zustellweg festlegen. XRechnung oder ZUGFeRD in einem tragfähigen Profil, dazu die Frage, wie deine Kunden die Rechnung erhalten wollen. Große Kunden bringen eigene Anforderungen mit, etwa eine Leitweg-ID oder eine Zustellung über Peppol.
• Dezember 2026: Stichtagslogik einbauen. Der Leistungszeitpunkt entscheidet, nicht das Rechnungsdatum. Der Rechnungslauf im Januar 2027 muss beide Regime bedienen können.
• Ab Januar 2027: Bestandsverträge inventarisieren. Welche Dauerrechnungen laufen unverändert weiter, und welche stehen vor einer Preisanpassung. Die zweite Gruppe wandert mit der nächsten Änderung in die Pflicht.
• Laufend: Archivierung mitdenken. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz im Original. Ein PDF-Ausdruck der Rechnung erfüllt die Anforderungen nach § 147 AO nicht, mehr dazu findest du bei den Anforderungen an Compliance und Sicherheit.

Die Frist ist ein Datum, die Arbeit ist das Datenmodell

Die 800.000-Euro-Schwelle verschiebt nur, wann es dich trifft, nicht ob. Ab 2028 gilt die Pflicht ohnehin für alle inländischen B2B-Umsätze, und mit der EU-weiten Meldepflicht aus dem ViDA-Paket ab dem 1. Juli 2030 folgt die nächste Stufe.

Der Aufwand liegt nicht im Erzeugen von XML. Er liegt darin, dass eine E-Rechnung nur so gut sein kann wie die Vertragsdaten, aus denen sie entsteht. Wer Leistungszeiträume, Vertragsbezüge und Korrekturketten heute im Layout pflegt, verlagert diese Arbeit nicht in ein neues Format, sondern muss sie einmal sauber im System abbilden. Warum das im Kern eine Frage der Architektur ist und nicht der Dateiendung, haben wir an anderer Stelle ausführlicher beschrieben. Der Termin dafür steht fest, was selten vorkommt und die Planung erleichtert.