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Fynn Billing Platform FAQs
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Allgemein
Die Fynn Billing Platform ist eine spezialisierte Abrechnungssoftware für B2B-Unternehmen, die mit wiederkehrenden, nutzungsbasierten oder hybriden Preismodellen arbeiten. Im Gegensatz zu klassischen Rechnungsprogrammen versteht sich Fynn als umfassende „Quote-to-Cash“-Lösung – das bedeutet: Vom ersten Angebot über Vertragsabschluss bis zur wiederkehrenden Abrechnung, Umsatzprognose und automatisierten Mahnung läuft alles über eine zentrale Plattform.
Fynn wurde gezielt für den deutschen und europäischen Markt entwickelt und berücksichtigt steuerrechtliche sowie buchhalterische Anforderungen wie GoBD, DSGVO und DATEV-Export. Besonders wertvoll ist Fynn für Unternehmen mit komplexer Preis- und Vertragslogik – z. B. SaaS-Startups, digitale Plattformen oder Infrastrukturbetreiber.
Fynn richtet sich primär an B2B-Unternehmen, die nicht mit einfachen Einmalzahlungen arbeiten, sondern komplexere Anforderungen an ihre Abrechnungsprozesse haben. Besonders geeignet ist die Plattform für:
SaaS-Startups & Scaleups, die schnell wachsen und eine flexible, automatisierte Abrechnungslogik benötigen.
Hosting- und Netzinfrastruktur-Anbieter, die verbrauchsbasierte Leistungen (z. B. Datenvolumen, API-Nutzung, Bandbreite) fakturieren müssen.
Plattformbetreiber, bei denen unterschiedliche Preismodelle, Tarife oder Wiederverkäufer berücksichtigt werden müssen.
Unternehmen mit internationalem Geschäft, die verschiedene Währungen, Länderregelungen und Mandantenlogiken abbilden wollen.
Fynn erlaubt es, Prozesse effizient zu skalieren, ohne dass die Komplexität in Buchhaltung und Vertrieb überhandnimmt.
Während viele internationale Tools auf Einfachheit und schnelles Onboarding setzen, liegt der Fokus von Fynn klar auf B2B-Komplexität, rechtlicher Konformität und tiefgreifender Prozessintegration.
Einige der wichtigsten Unterschiede:
Fynn ist vollständig GoBD-konform, was insbesondere für Unternehmen in Deutschland und Österreich essenziell ist.
Die Vertriebsintegration ist nativ gedacht: In HubSpot oder Salesforce angelegte Deals können ohne Medienbruch in Verträge und Rechnungen überführt werden – inklusive aller Preismodelle, Rabattregeln und Laufzeiten.
CPQ-Funktionalität ist integriert, während andere Tools (z. B. Stripe Billing) dies gar nicht oder nur extern abbilden können.
Nutzungsbasierte Abrechnung ist kein Add-on, sondern zentraler Bestandteil. Metriken lassen sich direkt anbinden und automatisiert verrechnen.
Rechtliche Anforderungen wie Aufbewahrungsfristen, revisionssichere Speicherung, Audit Trail – all das ist bei Fynn nicht nur optional, sondern Standard.
Ja. Interessenten können auf fynn.eu jederzeit eine kostenlose, geführte Live-Demo anfragen. Dort zeigt ein Experte die wichtigsten Funktionen im Kontext des jeweiligen Unternehmensmodells (z. B. SaaS, Plattform, Hosting). Auf Wunsch ist auch eine begrenzte Testinstanz möglich, in der sich konkrete Prozesse durchspielen lassen – z. B. Abrechnung eines Testkunden, Buchung von Metriken oder Vertragsänderungen im laufenden Betrieb.
Ziel der Demo ist es, zu prüfen, wie gut sich Fynn in die bestehende CRM- und Finanzlandschaft des Unternehmens integrieren lässt.
Finanzbuchhaltung & Reporting
Ja. Fynn erfüllt alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung), die für Unternehmen in Deutschland verpflichtend sind. Dazu zählen u. a.:
Revisionssichere Speicherung aller abrechnungsrelevanten Daten
Zeitgerechte und lückenlose Aufzeichnung aller Buchungsvorgänge
Ein vollständiger Audit Trail, der jede Änderung dokumentiert
Exportierbarkeit aller Belege und Transaktionen für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Diese Standards sind in Fynn systemseitig fest implementiert – Nutzer müssen keine externen Tools oder Plugins einsetzen, um GoBD-konform zu arbeiten.
Ja, Fynn bietet eine standardisierte Exportfunktion, mit der alle buchhalterisch relevanten Daten direkt an DATEV, Lexoffice oder andere Finanzbuchhaltungssysteme übergeben werden können. Die Daten enthalten strukturierte Informationen wie Steuerschlüssel, Buchungskonten, Debitorennummern und Zahlungsstatus. Zusätzlich sind Custom-Exporte im CSV- oder JSON-Format möglich, um eigene Workflows in der Finanzabteilung oder mit einem Steuerberater zu automatisieren.
Alle Umsätze lassen sich auf Monats-, Quartals- oder Jahresbasis exportieren. Dabei berücksichtigt Fynn nicht nur Ist- oder Sollversteuerung, sondern auch periodengerechte Abgrenzungen (z. B. bei Prepaid-Modellen). Die Daten enthalten alle Informationen, die für BWA, G+V oder Bilanzierung relevant sind – inklusive Währungsumrechnung bei internationalen Kunden. Durch die automatische Kategorisierung und Filterbarkeit lassen sich Exporte zielgerichtet steuern: z. B. nach Produkt, Region, Kundenstatus oder Zahlungsart.
Ja. Fynn erlaubt die Definition verschiedener Steuersätze je Land, Produkt oder Kundentyp. Das System unterstützt sowohl deutsche als auch EU-weite Regelungen, darunter:
Innergemeinschaftliche Lieferungen
Reverse-Charge-Verfahren
MwSt-freie Leistungen für Drittstaaten Diese Regeln lassen sich automatisch anwenden, sobald der Kunde, das Land und die Steuer-ID hinterlegt sind. Auf Wunsch kann auch ein Steuerberater Zugang erhalten, um die Konfiguration zu prüfen oder anzupassen.
Vertrieb, CPQ & Abrechnung
Fynn unterstützt den Vertrieb nicht nur indirekt durch automatische Abrechnung, sondern direkt im operativen Prozess. Die Plattform integriert sich nahtlos in CRM-Systeme wie HubSpot und Salesforce. Dort können Vertriebsmitarbeiter Verträge direkt aus einem Deal heraus anlegen – mit allen Informationen zur Laufzeit, Zahlungsbedingungen, Preisen und Rabatten. Die Angebotserstellung erfolgt über eine CPQ-Oberfläche, in der wiederkehrende Gebühren, Nutzungsbestandteile, Rabatte oder Upgrades konfigurierbar sind. Der Vorteil: Vertriebsmitarbeiter müssen nicht mit der Buchhaltung oder IT kommunizieren, sondern können selbstständig alle preisrelevanten Daten eingeben – rechtssicher und direkt abrechnungsfähig.
Ja. Fynn verfügt über ein integriertes CPQ-Modul (Configure – Price – Quote), das es ermöglicht, Verträge mit individuellen Konditionen schnell zu erstellen. Nutzer können Produktpakete, Add-ons, Volumenrabatte, Preisstaffeln und Vertragslaufzeiten konfigurieren und daraus automatisiert ein verbindliches Angebot und später einen abrechnungsfähigen Vertrag generieren. Anders als bei reinen CPQ-Tools erfolgt die Umsetzung in Fynn mit direkter Anbindung an die Abrechnungslogik, sodass aus einem Angebot ohne Medienbruch eine wiederkehrende Zahlung wird. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen im Übergang von Vertrieb zu Finance.
In CRM-Systemen wie HubSpot oder Salesforce angelegte Deals lassen sich direkt in einen Vertrag überführen. Dabei werden alle vertragsrelevanten Informationen übernommen: Kunde, Preise, Laufzeit, Startdatum, Zahlungsbedingungen. Änderungen an einem Deal – z. B. ein Upsell oder ein Downgrade – werden ebenfalls dokumentiert und können in Echtzeit angepasst werden. Das System erzeugt daraus automatisch eine Abrechnungslogik, berechnet die nächste Rechnung und übernimmt sie in den Mahnlauf. Die Brücke zwischen Sales und Finance wird so vollständig digitalisiert.
Nutzungsbasiertes Abrechnen
Fynn ermöglicht es Unternehmen, variable Leistungen – z. B. API-Calls, Speicherplatz, Transaktionen oder Geräteanzahl – automatisiert zu erfassen und zu verrechnen. Diese Metriken können entweder über die Fynn API, manuell per CSV oder über Integrationen aus Drittsystemen (z. B. Plattformen, IoT-Systeme) übernommen werden. Die Daten werden monatlich oder auf Wunsch in anderen Zyklen verarbeitet, mit Preisregeln (z. B. Staffelpreise, Freimengen, Overages) belegt und in die Rechnung übernommen. Die Abrechnung ist dabei GoBD-konform und nachvollziehbar, jede Metrik erscheint mit Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag auf der Rechnung.
Fynn wird u. a. von:
Hosting-Anbietern genutzt, um Datenvolumen, CPU-Stunden oder IP-Zugänge abzurechnen
Plattformbetreibern, die transaktionsbasierte Fees berechnen (z. B. pro Buchung oder Verkauf)
SaaS-Tools mit API-Zugängen, die nach Requests oder Nutzeranzahl bepreisen
Mobilitätsanbietern oder IoT-Lösungen, die nach Verbrauchseinheiten fakturieren (z. B. Kilometer, Ladezyklen, Datenmengen) In all diesen Fällen sorgt Fynn dafür, dass die Nutzungsdaten automatisch mit dem passenden Kunden verknüpft, korrekt berechnet und rechtssicher abgerechnet werden.
Fynn erlaubt es, verschiedene Preisstrukturen zu kombinieren:
Fixpreise (monatlich, jährlich, vorausbezahlt)
Volumenpreise (z. B. bis 100 Einheiten = x €; 101–500 = y €)
Pay-per-Use (z. B. pro API-Call 0,01 €)
Hybridmodelle (Grundgebühr + variable Nutzung)
Freimengen mit Overages
Rabatt- und Incentive-Systeme Diese Preisregeln lassen sich auf Produkt-, Kunden- oder Vertragsebene definieren. Die Logik ist dabei vollständig automatisiert und kann bei Bedarf durch Regeln erweitert werden (z. B. Preisanpassung bei Verlängerung).
Rechtliches & Compliance
Ja. Die Fynn Billing Platform speichert alle personenbezogenen Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der EU – sogar zu 95% in Deutschland. Das System bietet ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept, das den Zugriff auf sensible Daten einschränkt. Darüber hinaus werden alle Daten verschlüsselt übertragen (TLS 1.3) und regelmäßig auf Sicherheitslücken geprüft. Optional kann eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abgeschlossen werden. Die Plattform folgt dem Prinzip der Datensparsamkeit und stellt sicher, dass nur die notwendigsten Daten gespeichert und verarbeitet werden.
Ja. Fynn archiviert alle Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen in einem unveränderbaren Format. Diese Belege werden gemäß GoBD-Vorgaben zehn Jahre lang gespeichert und sind jederzeit exportierbar. Jede Rechnung ist mit einem digitalen Fingerabdruck versehen, sodass auch Jahre später die Echtheit und Unveränderbarkeit nachgewiesen werden kann. Unternehmen können bei Bedarf ein zentrales Archiv oder dezentrale Mandantenlösungen nutzen.
Fynn dokumentiert jede Änderung an abrechnungsrelevanten Daten – z. B. Preisänderungen, Vertragsänderungen, Rechnungsstornos oder Mahnläufe – mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Aktion. Der Audit-Trail ist exportierbar und entspricht den Anforderungen der Betriebsprüfung. Unternehmen können bei internen oder externen Prüfungen nachweisen, wer wann was verändert hat – inklusive vorherigem und nachfolgendem Zustand.
Funktionsweise & Technik
Ja. Die Fynn API ist REST-basiert, dokumentiert und produktionsreif. Sie erlaubt es, alle wichtigen Entitäten wie Kunden, Verträge, Rechnungen, Metriken, Zahlungen, Mahnstufen oder Rabatte zu erstellen, zu lesen und zu aktualisieren. Webhooks ermöglichen Event-getriggerte Workflows – z. B. „Rechnung erstellt“, „Zahlung eingegangen“ oder „Mahnstufe erreicht“. Die API ist besonders wertvoll für Plattformen, die Nutzungsdaten automatisiert erfassen oder Vertragsdaten synchronisieren wollen.
Fynn bietet native Integrationen für HubSpot und Salesforce und bald auch Pipedrive. Nutzer können dort Verträge direkt aus Deals erzeugen, Status synchronisieren, Abrechnungen triggern und Rückmeldungen wie Zahlungseingänge oder Kündigungen ins CRM zurückspielen. Für andere CRMs steht die API zur Verfügung – alternativ lassen sich auch No-Code-Integrationen über Zapier oder Make konfigurieren.
Der Onboarding-Prozess bei Fynn ist strukturiert, begleitet und auf typische SaaS-Workflows ausgelegt. Er umfasst:
Zieldefinition und Mapping bestehender Verträge
Datenimport (z. B. bestehende Kunden, Rechnungen, Preismodelle)
Einrichtung von Zahlungsarten, Steuersätzen und Mahnlogik
Integration von CRM oder Drittsystemen
Schulung der Teams (Vertrieb, Finance, Support)
Testphase mit Live-Daten: Ein dediziertes Onboarding-Team steht zur Verfügung, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
USPs & Erweiterungen
Fynn ist nicht nur ein Rechnungs-Tool, sondern eine vollständig integrierte Revenue-Plattform. Sie kombiniert CPQ, Vertragsmanagement, Abrechnung, Mahnwesen und Forecasting – und das speziell für den B2B-Markt in DACH. Einzigartig ist:
Die tiefe Verzahnung mit Vertriebssystemen (Hubspot, Salesforce)
Die Automatisierung komplexer Preis- und Vertragslogiken
Die GoBD-konforme, revisionssichere Verarbeitung
Die Echtzeit-Synchronisierung zwischen CRM, Buchhaltung und Produktdaten
Die Fähigkeit, auch hochgradig nutzungsbasierte Modelle zu skalieren Fynn ist keine Kompromisslösung, sondern die spezialisierte Antwort auf wachsende Herausforderungen im Subscription- und Usage-Billing.
Ja. Verträge können so konfiguriert werden, dass sich Preise bei Verlängerung automatisch erhöhen – etwa indexbasiert (Inflationsausgleich), mengenabhängig (bei gestiegenem Verbrauch) oder auf Basis interner Benchmarks. Auch volumenbasierte Rabatte können sich automatisch anpassen. Die Preislogik ist dabei vollständig dokumentiert und revisionssicher, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, warum ein Preis wie berechnet wurde.
Ja. Fynn unterstützt sogenannte Multi-Entity-Setups. Das bedeutet: Du kannst mehrere Firmen, Marken oder Business Units innerhalb eines Systems verwalten – mit eigenen Bankverbindungen, Steuerschlüsseln, Branding (Logo, CI), E-Mail-Kommunikation und Abrechnungslogik. Ideal für Gruppenstrukturen, internationale Märkte oder Agentur-Setups.
Überzeuge dich selbst.
Unsere Recurring Billing Platform optimiert deine Abrechnungsprozesse und ermöglicht es dir, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist – das Wachstum deines Unternehmens.
