Handel und Dienstleistungen werden wie viele andere Bereiche zunehmend digitaler. Organisationen von ersten Gesprächen bis zur Rechnung finden immer wieder online statt. Die Richtlinien der digitalen Rechnungen sollten daher jedem Auftragnehmer bekannt sein. Warum gerade die Begriffe XRechnung und ZUGFeRD in diesem Kontext wichtiger Bestandteil des Onlinehandels sind und was im Detail dahinter steckt, erfährst Du hier.
Die gesetzliche Grundlage
Elektronische Rechnungen müssen von Bundesministerien und Verfassungsorganen bereits seit Ende November 2018 angenommen werden. Eine entsprechende Annahmepflicht besteht auch für alle anderen Bundesstellen seit Ende 2019. Schließlich folgte Ende 2020 eine Pflicht für jeden, der an den Bund liefert, elektronische Rechnungen auszustellen. Diese Rechnungen müssen jedoch bestimmten Formatvorgaben entsprechen – dem Standard der XRechnung. Zukünftig ist zu erwarten, dass Rechnungen überwiegend ausschließlich elektronisch vermittelt werden. Die derzeitigen Regelungen unterscheiden sich auf Landesebene noch erheblich. Lieferanten haben noch ausreichend Zeit zur Umstellung. Es ist allerdings ratsam, Dich jetzt schon mit den neuen Begriffen vertraut zu machen.
Die XRechnung – mehr als eine elektronische Rechnung
Als XRechnung wird der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern bezeichnet. Es handelt sich dabei um eine deutsche Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU. Die XRechnung ist für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung jeweils nach neuester Fassung zu verwenden. Andere Standards können zusätzlich verwendet werden, wenn sie den Anforderungen für die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Der Begriff XRechnung ist nicht gleichzusetzen mit der elektronischen Rechnung, auch E-Rechnung genannt. Eine E-Rechnung nach EU-Norm ist eine elektronisch übermittelte Rechnung, die sich an einem strukturierten Format orientiert. Sie wird elektronisch empfangen und ermöglicht eine automatische elektronische Verarbeitung. Es handelt sich dabei also um einen Überbegriff für diverse Rechnungsstandards und -spezifikationen. Der Standard XRechnung ist eine dieser Spezifikationen und bezeichnet somit genauer, wie die jeweilige Rechnung auszusehen hat. XRechnung ist eine deutsche Umsetzung der EU-Norm für E-Rechnungen im Allgemeinen.
ZUGFeRD – branchenübergreifender Rechnungsdatenaustausch
Mit dem Begriff ZUGFeRD wird ein branchenübergreifendes Datenformat bezeichnet, mit dem der elektronische Rechnungsdatenaustausch gelingt. Das Datenformat basiert ebenfalls auf der Richtlinie 2014/55/EU. ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat. Das bedeutet, es integriert zwei verschiedene Formatbestandteile ineinander. So werden strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument integriert. Der Rechnungsversand erfolgt also in PDF-Form. In dieser Form wird die Rechnung für den Empfänger sichtbar. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches XML-Format mitversandt. Dieses ermöglicht die elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten. Auf diese Art sind Rechnungsdetails leicht in der Unternehmenssoftware zu verarbeiten, gleichzeitig bleiben die Rechnungen für den Empfänger in PDF-Form übersichtlich.
Elektronische Rechnungsstellung – kein Problem mit Fynn
Elektronische Rechnungen werden insbesondere im Online-Handel, aber auch bei Dienstleistungen immer wichtiger. Teilweise sind sie sogar schon verpflichtend. Basierend auf einer EU-Richtlinie wurden in Deutschland neue Standards eingerichtet: Die XRechnung und ZUGFeRD. Mit Fynn kannst Du Deine Rechnungen auf Deine Bedürfnisse bzw. die Deiner Kunden zuschneiden. Auch die elektronischen Standards XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt. Das Versenden von elektronischen Rechnungen ist also kein Problem!
